Digitalisation des subventions associatives : concevoir une interface intuitive pour le département de l’Essonne

Une démarche UX complète en 4 mois pour repenser les démarches de subvention

18

heures d'ateliers
21

usagers (asso)
12

agents du déparement

💡 Un projet de digitalisation pensé pour les usagers… et les agents

La digitalisation ne devrait jamais être vécue comme une contrainte. Elle peut — quand elle est bien menée — devenir un levier pour simplifier le quotidien, renforcer la relation usager et créer de la cohérence entre services.

C’est dans cette logique que le Département de l’Essonne a fait appel à Pistache pour repenser entièrement son système de demande de subvention.

Pas de solution préfabriquée : notre intervention repose sur une approche de terrain, sur-mesure, construite avec les associations et les agents concernés.

Le contexte

En 2022, le Département de l’Essonne a souhaité simplifier l’accès à ses 57 dispositifs de subvention à destination des associations locales.

L’objectif était double :

⮕ Fluidifier le parcours usager, souvent jugé opaque, peu visible et difficile à comprendre ;

⮕ Alléger la charge des agents instructeurs, en repensant les outils internes de gestion.

Pistache a été missionné pour concevoir une plateforme accessible, claire, et ancrée dans les usages réels des associations et des agents.

Notre méthode : associer les vrais usagers à la conception

Ce projet a mobilisé une équipe pluridisciplinaire pendant 4 mois, avec un objectif clair : rendre les demandes de subventions simples, compréhensibles et adaptées aux réalités de terrain, côté usagers comme côté agents.

Nous avons mené une démarche UX complète, itérative et co-construite :

3 ateliers avec des agents et des associations pour comprendre les usages, les parcours réels, les irritants, les besoins.
Une cartographie complète des parcours (usagers / agents) et de leurs points de friction.
Une centaine d’écrans maquettés (desktop, mobile, tablette) testés et validés avec des usagers.
Un design system livré pour garantir la cohérence et faciliter le développement.

Les 4 phases du projet :

1. Identification des irritants sur le parcours actuel

2. Prototypage des parcours idéaux avec les usagers

3. Tests utilisateurs & itérations

4. Une interface finalisée et accessible, prête à être développée

Ce qu’on a changé, très concrètement :

“Je veux pas voir tout ce à quoi je n’ai pas droit, ça me fait juste perdre du temps.”
— président d’une petite association culturelle

💻 Une interface plus claire et plus ciblée

Les usagers voient uniquement les dispositifs qui les concernent
L’information est hiérarchisée : plus de confusion entre appel à projet, fonctionnement, documents, règlements…
Possibilité de filtrer les aides par thématique, date ou type de dispositif

🧾 Un formulaire vraiment pensé pour les assos

Aide à la saisie, tutoriels intégrés, champs dynamiques selon les cas
Possibilité d’enregistrer et reprendre une demande plus tard
Gestion fine du multi-asso, des cofinancements, des pièces jointes en plusieurs fichiers

“C’est pas compliqué, mais il manque des petits trucs pour qu’on se sente accompagnés.”
— trésorière d’une asso sportive

“On a peur de cliquer sur les mauvais boutons, on sait pas ce que ça fait exactement.”
— agent instructeur

📂 Un back-office repensé pour les agents

Accès direct aux infos clés : nom de l’asso, statut de la demande, pièces jointes
Interface plus structurée, boutons plus explicites, meilleure lisibilité des statuts

✅ Ce que ça change

⮕ Pour les associations :

Un parcours plus simple, plus rapide, avec des aides visibles au bon moment
Moins d’erreurs, moins de frustration, plus d’autonomie
Une interface plus lisible, plus intuitive, pensée pour les usages associatifs

⮕ Pour le Département :

Des demandes plus complètes et mieux structurées
Une interface qui facilite le tri, la priorisation et le suivi des dossiers
Une meilleure image auprès des associations locales

“On voit que vous avez vraiment écouté ce qu’on a dit.”
— participante aux tests utilisateurs

En bref

🚀 Une nouvelle manière de penser les subventions associatives

Avec cette plateforme, le Département de l’Essonne franchit un cap : mettre les besoins réels des usagers et des agents au cœur du dispositif. Exit la complexité, place à une plateforme intuitive, pensée avec le terrain, testée et validée par celles et ceux qui l’utilisent au quotidien.

Un tournant concret vers des services publics plus efficaces, plus accessibles, et véritablement utiles. C'est une nouvelle façon de collaborer entre institutions et associations : plus fluide, plus transparente, plus humaine.